Hinweisgeber-/Meldesystem

Ja. Laboklin betreibt ein unternehmensweites, transparentes, öffentliches und barrierefrei zugängliches, einheitliches Beschwerde- und Meldeverfahren. Alle Beschwerden und Meldungen von Mitarbeitenden oder Dritten werden gleichbehandelt – soweit dies rechtlich erlaubt ist.

Das Beschwerde- und Meldeverfahren ist für jeden zugänglich. Sowohl Mitarbeitende als auch Personen und Organisationen außerhalb von Laboklin können hier Beschwerden und Hinweise melden.

Jeden Verdacht auf einen tatsächlichen oder möglichen Verstoß gegen Gesetze oder interne Vorschriften – auch zu Menschenrechten und Umweltrisiken oder -pflichten. Der Verdacht kann sich entweder gegen einzelne Laboklin Mitarbeitende richten oder im Zusammenhang mit einer Abteilung, einem Standort oder einem Lieferanten von Laboklin bestehen.

Bitte geben Sie nur Beschwerden oder Meldungen ab, wenn Sie von ihrer Richtigkeit überzeugt sind.

Über security.office@laboklin.com können Sie 24 Stunden täglich an sieben Tagen in der Woche Beschwerden oder Meldungen abgeben.

Sie können schriftlich oder telefonisch Kontakt aufnehmen – und müssen nicht Ihren Namen nennen, wenn Sie das nicht wollen.

Ihre Daten werden auf geschützten Servern in Deutschland gespeichert. Die inhaltliche Bearbeitung der Meldungen erfolgt ausschließlich durch die Laboklin GmbH & Co. KG.

Daneben haben Sie auch die Möglichkeit, sich an die entsprechende Behörde des jeweiligen Landes zu wenden.

Sie helfen uns, wenn Ihre Schilderung des Sachverhalts in chronologischer Reihenfolge, möglichst folgende Angaben beinhaltet:

• Was ist wo wann passiert? (Labor-, Büro-, Lagerraum, Abteilung, Außenbereich vor Gebäude X etc.; Datum bzw. Zeitraum, Uhrzeit)
• Wer sind die betroffenen bzw. geschädigten Personen oder Personenkreise (Name(n), Anzahl, Schwere des Missstandes etc.)
• Wer könnte für den Missstand verantwortlich sein?
• Gegen welches Recht oder interne Regelung wurde verstoßen? Welche Verbindung zur wirtschaftlichen Tätigkeit von Laboklin besteht?
• Gibt es Belege? (Fotos, Videos, Dokumente, mögliche Zeugen, etc.)
• Welche Erwartungen bestehen in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen? Was ist das konkrete bzw. erstrebte Ziel der Beschwerde?
• Wurde jemand anderes bereits über den Missstand informiert?
• Wie soll der weitere Kontakt sein? (Angabe von Kontaktdaten zur weiteren Kommunikation bzw. Äußerung des Wunsches nach Anonymität bzw. größtmöglicher Vertraulichkeit, z.B. keine Weitergabe des Namens der hinweisgebenden bzw. beschwerdeführenden Person im Zuge der Ermittlungen.)

Die Laboklin interne Untersuchungsstelle.

Sie ist die zentrale „Meldestelle“ im Unternehmen, sie erhält sämtliche Beschwerden und Meldungen – egal, wie sie gemeldet wurden. Die Mitarbeitenden der Meldestelle sind unparteiisch, ausgebildete Spezialisten und unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht.

Die Meldestelle wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um mit Ihnen mögliche offene Fragen zu klären (sofern Sie die Beschwerde/Meldung nicht anonym abgegeben haben).

Selbstverständlich. Sämtliche Beschwerden/Meldungen werden äußerst vertraulich behandelt und können auch ohne Nennung Ihres Namens abgegeben werden. Für Laboklin ist es besonders wichtig, Ihr Anliegen vertraulich zu behandeln, und wir schützen Sie als Meldenden! Vertrauliche Daten dürfen nur weitergegeben werden, wenn dies erforderlich und rechtlich zulässig ist. Auch unsere Führungskräfte sind zur vertraulichen Weiterleitung erhaltener Meldungen an unsere Meldestelle verpflichtet.

Sobald Ihre Beschwerde/Meldung bei Laboklin eingeht – spätestens jedoch nach 7 Tagen – erhalten Sie von Laboklin dazu eine Eingangsbestätigung.

Jede Beschwerde/Meldung, die uns erreicht, nehmen wir ernst. Die Meldestelle prüft, ob die Beschwerde/Meldung genügend Informationen enthält, um eine weitere Sachaufklärung durchzuführen. Sollte die Meldestelle weitere Informationen benötigen, wird sie soweit möglich mit Ihnen in Kontakt treten.

Sobald die Beschwerde/Meldung geprüft wurde, kann die Meldestelle die Beschwerde/Meldung je nach Prüfergebnis selbst weiter bearbeiten. Sofern eine interne Untersuchung erforderlich ist, sichtet die Meldestelle alle relevanten Dokumente, spricht mit ZeugInnen sowie Betroffenen und analysiert – falls notwendig – elektronische Daten. Die Meldestelle hat zudem die Möglichkeit den Vorgang an einen Fachanwalt oder eine zuständige Behörde zur weiteren Bearbeitung und Sachaufklärung weiterzuleiten und ggf. ganz abzugeben.

Am Ende der Sachaufklärung werden die Ergebnisse in einem Bericht zusammengefasst.

Zu den möglichen Ergebnissen der Sachaufklärung zählen Empfehlungen zu Disziplinarmaßnahmen (wie etwa Kündigung, Abmahnung, Versetzung) oder zu anderen Abhilfemaßnahmen etwa im Risikomanagement oder in anderen internen Prozessen.

Sofern es uns möglich und rechtlich erlaubt ist, werden wir Sie innerhalb von drei Monaten über ergriffene Maßnahmen informieren – auch, wenn die Sachaufklärung bis dahin noch nicht abgeschlossen sein sollte.

Alle Beteiligten bei der Tatsachenermittlung müssen nach dem Gesetz bestimmte Verhaltensregeln einhalten. Dafür wird bei Laboklin Sorge getragen. Diese sind insbesondere:

• Der Meldende ist zu schützen! Weder sein Name noch Einzelheiten aus der Meldung dürfen ohne Grund weitergegeben werden.
• Jede Sachaufklärung muss fair, objektiv ohne Vorurteile und mit Respekt ablaufen.
• Die von der Beschwerde oder Meldung Betroffenen haben das Recht, angehört zu werden.
• Daten und Informationen sind vertraulich zu behandeln.
• Sobald eine tatsachenermittelnde Person bemerkt, dass es aus persönlichen Gründen für sie schwierig ist, die Sachaufklärung objektiv zu führen, muss sie diesen Interessenkonflikt melden. In diesem Fall wird der Vorgang an eine anderen tatsachenermittelnde Person übertragen.

Ja. Laboklin toleriert keinerlei Vergeltungsmaßnahmen!

Wer in gutem Glauben Beschwerden/Meldungen einreicht, wird dafür nicht bestraft. Wenn Sie glauben, dass gegen Sie oder andere Personen Vergeltungsmaßnahmen ergriffen wurden oder dass Sie oder diese Personen wegen der Einreichung einer Beschwerde in irgendeiner Weise benachteiligt wurden, informieren Sie Laboklin bitte unverzüglich über einen der Meldewege des Unternehmens (vorzugsweise über security.office@laboklin.com, Ihre Führungskraft oder die Arbeitnehmervertretung).

Allen plausiblen Behauptungen einer Benachteiligung gehen wir nach. Begründete Vorwürfe einer Benachteiligung durch Laboklin können sogar als grober Verstoß geahndet werden.

• Verfahrensordnung für den Beschwerdemechanismus der Laboklin GmbH & Co. KG (PDF)
• Hinweise zum Datenschutz im Hinweisgebersystem der Laboklin GmbH & Co. KG  (PDF)